Evaluación de las herramientas de transcripción de IA: Usos para comunicaciones internas y programas de campo

El uso de la inteligencia artificial en el sector de las campañas ha suscitado un entusiasmo y un terror increíbles. Para ayudar a aliviarlo, nuestro equipo se tomará las próximas semanas para probar los casos de uso más obvios y maduros hasta el momento, y compartir cómo nos han resultado útiles. Empezamos con el uso de la inteligencia artificial para tomar notas.

Esto es lo que hemos aprendido sobre las herramientas de transcripción de reuniones con inteligencia artificial disponibles en la actualidad:

Pueden ayudar con la coordinación

Controles semanales, reuniones individuales, captación de voluntarios… lo que se te ocurra. Hay mucho que recordar y uno quiere estar presente en esas llamadas. La IA para tomar notas nos ha quitado de encima gran parte de la carga de la documentación.

Con tantos servicios de toma de notas con IA, sufríamos un diluvio de correos electrónicos después de cada reunión de equipo. Todo el mundo tenía su propio resumen de la reunión, pero la organización en su conjunto sufría de asimetría de información.

Pueden eliminar los «no sabía».

La asimetría de la información es la idea de que partes de una organización no tienen acceso a la misma información. A veces, en una reunión de todo el grupo pueden salir con conclusiones diferentes. Con obstáculos como éste, es importante encontrar algo que pueda poner a todo el equipo en la misma página.

Hay muchos servicios de toma de notas de AI disponibles y queríamos reunir a todos los miembros de nuestro equipo bajo un mismo paraguas de toma de notas. Otter, Fireflies y Grain funcionaban bien y tenían sus puntos fuertes, pero la capacidad de Circleback para identificar y eliminar las conversaciones triviales, agrupar temas e identificar los temas principales de la conversación era clave.

Esa claridad es útil porque nadie puede estar disponible para todas las reuniones, y es importante estar al tanto de lo que ocurre con los miembros del equipo que te rodean.

Los directores pueden ver rápidamente las opiniones que los organizadores sobre el terreno comunican a sus RFD o al director de campo, ya que la IA puede sintetizar los temas importantes y comunicarlos. Si los comentarios de los votantes en tres terrenos adyacentes son abrumadoramente negativos, las notas resumidas de una reunión podrían hacérselo saber inmediatamente.

Análisis coste-beneficio: Confiar pero verificar.

Ventajas:

Fácil configuración, simplemente actívalo y permítele escuchar tus conversaciones de Zoom o Teams. Ayuda que estas herramientas sean intuitivas. Ni siquiera sabía que lo había configurado correctamente hasta que lo vi en mi Zoom.
Los resúmenes contienen información pertinente, sin ahogarte en una página de transcripciones. Lo que lo hace aún mejor es que sigue citando directamente a los oradores, así que si necesitas citar directamente a alguien, puedes hacerlo. Utilicé la IA para tomar notas en este artículo y pude consultar directamente las citas de las conversaciones en esta misma sección.
Perderte llamadas ya no es tan molesto como antes, lo que te libera para ir a reunirte con ese funcionario electo mientras tu equipo habla de estrategia. Y lo que es aún más útil, la IA es capaz de desarrollar elementos de acción después de la llamada, por lo que no tendrás que preguntar, estarán ahí listos para ti.
Puedes revisar las notas, tomar medidas y seguir con tu día. Lo que más me sorprende de esto es que si estás atendiendo una llamada externa, desarrollará elementos de acción para tu equipo, mientras que en una llamada interna, desarrollará elementos de acción personales.

Contras:

De vez en cuando la IA se inventaba decisiones. Un compañero de trabajo se dio cuenta de que transcribía mal ciertas palabras y, como resultado, el tema de una sección no encajaba. Nos pareció importante revisar las notas al final. Aunque el modelo lingüístico es bueno, no es perfecto.
El coste es prohibitivo para los equipos grandes con presupuestos más reducidos: entre 10 y 30 dólares al mes por persona.
La aceptación de los pasos siguientes sigue siendo crucial. Esperamos que estas herramientas tengan listos los siguientes pasos al final de la llamada para que la gente los acuerde verbalmente. Mientras tanto, asegúrate de que todo tu equipo está de acuerdo con el plan de acción que saldrá de las llamadas y no des por sentado que las notas de AI serán suficientes.