El manual de estrategias de verano del gerente de campañas

Redacción C&E USA.- El verano es cuando las campañas empiezan a calentarse. Los votantes empiezan a prestar atención alrededor del 4 de julio y eso crea un impulso que prácticamente continúa hasta el día de las elecciones. Este mayor interés de los votantes significa que es hora de que intensifique sus esfuerzos de contacto con los votantes. Para aprovechar al máximo esta oportunidad, necesitará una estructura organizativa sólida.

Desafortunadamente e inconvenientemente, el verano también es cuando la mayoría de los pasantes del semestre de primavera regresan a casa, dejando su oficina vacía. Para compensarlo, deberá estar preparado para captar ese nuevo interés de los votantes y convertirlo en una actividad voluntaria. Pero su campaña no será la única: competirá contra todas las otras carreras emocionantes en su área, con los candidatos estatales y el presidente para reclutar y retener a estos voluntarios.

Este cambio repentino de ritmo, pasando de la fase de construcción de bases de primavera a la fase de movilización de voluntarios de verano, puede tomar desprevenidos a los nuevos activistas. Para adelantarse al resto, necesitarás involucrar a tus voluntarios en un trabajo significativo y agradable, o verás cómo se desmoronan y son secuestrados por otras campañas.

Obviamente, lo más importante para tu campaña a largo plazo es contactar a los votantes de tu universo objetivo. Aquí, los voluntarios ayudan mediante operaciones bancarias telefónicas, mensajes de texto o mensajes directos a sus redes, o tocando puertas a la antigua usanza. Pero sobre la eficacia de estas actividades, la triste verdad es que muchos voluntarios novatos se sienten intimidados por la idea de hablar con extraños: se les mete en la cabeza que los votantes van a discutir con ellos, gritarles y, en general, ser desagradable. Nadie quiere registrarse para eso. Para facilitarles el proceso, comience involucrándolos en actividades de voluntariado, como llamando a otros voluntarios. Esto les permite interactuar con personas amigables y gradualmente sentirse cómodos con el contacto con los votantes.

Los festivales callejeros, las ferias y los desfiles son excelentes oportunidades para conectar con una gran cantidad de seguidores en poco tiempo. Empieza por llamar a todos los seguidores que hayas identificado hasta ahora e invítalos a estos eventos. Esto ayuda a fortalecer su conexión con tu campaña y es una tarea relativamente fácil. Marchar en un desfile o atender un puesto en una feria es mucho más fácil para quienes van por primera vez que recibir directamente una invitación para tocar puertas.

Solo recuerda por qué estás aquí y sé claro al respecto con tu equipo. Aunque los asistentes a estos eventos no son necesariamente todos votantes registrados, no se garantiza que vivan en su distrito y es casi seguro que no se encuentran en su universo objetivo de identificación, siguen siendo valiosos como voluntarios potenciales.

Una vez que los encuentres, tendrás que gestionarlos, y eso requiere que tengas las herramientas adecuadas. He visto demasiadas campañas con montones de hojas de inscripción de voluntarios que nunca se transcriben a una base de datos de ningún tipo. Esto hace que sea casi imposible que el personal tome notas o se asegure de que sus clientes potenciales estén siendo rastreados y comprometidos adecuadamente.

Un Excel o Google Sheets es el requisito mínimo para realizar un seguimiento de los voluntarios, pero actualizar a un software de gestión de proyectos como Smartsheets, Asana o Trello puede mejorar significativamente su capacidad para mantenerse en contacto constante. Elija un método que le permita compartir fácilmente la información de un cliente potencial con su equipo, tomar notas sobre quién lo llamó, qué dijo y si se presentó a un evento y cuándo.

Una excelente manera de asegurarse de que se contacte constantemente a los voluntarios es automatizar el proceso. Agréguelos a un grupo de chat regional o sobre un tema específico en plataformas como WhatsApp, Slack o GroupMe, lo que ayuda a garantizar una interacción y participación continuas. Pueden compartir entre sí consejos, trucos e historias interesantes de la campaña. Solo asegúrese de tener un miembro del personal en el grupo para moderar y mantener la conversación fluyendo en la dirección correcta. Nuevamente, haga que su personal tome buenas notas sobre quién es activo y alentador, y quién podría necesitar un poco más de atención.

Ya ha encontrado a sus voluntarios, los está activando, dándoles seguimiento y asegurándose de que todos se sientan comprometidos e importantes. Lo siguiente es asegurarse de que sean eficaces en el contacto con los votantes. No puedo dejar de subrayar la importancia de establecer un programa de formación. Me gusta empezar invitando a un grupo externo, como el Leadership Institute, para que celebre un gran evento abierto de vez en cuando. Extiendo la invitación a todos los simpatizantes o militantes del partido que quieran presentarse; Esta es otra gran herramienta de reclutamiento de voluntarios.

Más allá de estos grandes eventos únicos, también quiero que mi personal ahora capacitado transmita lo que han aprendido a otros en sus regiones. Por eso, les hago organizar y dirigir sesiones de capacitación más pequeñas para sus voluntarios de forma regular. Este enfoque garantiza que los voluntarios estén bien capacitados, se sientan valorados y puedan recibir atención personalizada del miembro del personal que probablemente sea su punto de contacto.

También comencé a alentar campañas para adoptar programas de tutoría voluntaria. Al emparejar a nuevos voluntarios con aquellos con experiencia en el campo, se crea un entorno en el que los recién llegados pueden aprender rápidamente los entresijos y sentirse más seguros en sus funciones. Los mentores pueden ayudar a acelerar la curva de aprendizaje brindando orientación, respondiendo preguntas y compartiendo sus propias experiencias. Además, las sesiones periódicas de control y retroalimentación entre mentores y aprendices garantizan un desarrollo y una participación continuos, y construyen una comunidad más sólida en torno a su campaña. Si alguien corre el riesgo de desmoronarse, usted tiene una línea adicional de apoyo que lo mantiene conectado.

Quedan pocos días hasta las elecciones y la votación anticipada llegará antes de que te des cuenta. Si es como la mayoría de las campañas, no tiene el poder voluntario para contactar a todos los votantes antes de que se acabe el tiempo. No puedes esperar hasta septiembre para empezar a movilizar a tus voluntarios, por lo que debes preparar tu campaña durante el verano. Al centrarse en la participación personalizada, el reconocimiento regular y el uso estratégico de datos, su campaña puede construir una red de voluntarios resiliente y eficaz preparada para el éxito en los próximos meses.

Caitlin Huxley es directora de proyectos certificada y gestiona campañas desde 2010. Es autora de Ancient Wisdom for Modern Campaigns: Lessons from Sun Tzu’s Art of War.